Die Kategorisierung der Dokumente...

Wie verbessert TransGraph die Dokumentenverwaltung?

  • Zentrale Verwaltung sämtlicher Dokumente innerhalb der Datenbank
  • Jedes Format der Original-Dokumente kann verwendet werden, z.B. Word,- Excel,-  Acrobat Reader,- oder Powerpoint Dateien.
  • Kategorisierung der Dokumente über 4 Bereiche (Unternehmensbereich, Fachbereich, Verwendung, Kostenstelle)
  • Verknüpfung der Dokumente mit bestehenden Datensätzen der Datenbank, z.B.
    • Analysen-Anweisung
    • Erzeugung eines Dokumentenschlüssels
    • Verwaltung der einzelnen Revisionen
    • Optionale Erzeugung eines PDF-Dokuments
  •  Verknüpfung mit weiteren externen Dokumente
Unabhängig der Erstellungssoftware verwalten Sie Ihre revisionssicheren Dokumente und stellen diese z.B. artikelbezogen der Produktion zur Verfügung.

Step by Step

In 3 Schritten zur erfolgreichen Einführung

Die Grundlagen:
  • Legen Sie die Stammdaten an. Dazu gehören:
    • Format: zur Darstellung eines individuellen Dokumentenschlüssels
    • Kategorien: zur Verschlagwortung der Dokumente werden Unternehmensbereich, Fachbereich, Verwendung und Kostenstelle benötigt
Anschließend:
  • Erstellen Sie das Dokument mit einer Software Ihrer Wahl, importieren dieses im TransGraph und kategorisieren dieses über die zuvor angelegten Kategorien. Durch den erzeugten Dokumentenschlüssel wird anschließend das PDF automatisch erzeugt.
Zum Schluss:
  • Verknüpfen Sie z.B. artikelbezogen das PDF mit einem Produktionsbereich und stellen den Anwendern dieses PDF digital zur Verfügung.

Externes Word Dokument in die Produktion integrieren

Eingabelayout eines Dokuments

Hier wird ein externes Word Dokument im TransGraph kategorisiert (Produktion / Filtration / Anweisung / 1000) , somit entsteht Revision “1” und automatisch der Dokumentenschlüssel “1-001-001-001-2”. Weiterhin wurde das Dokument mit einem Filtrationsbericht verknüpft.  Zusätzlich können weitere externe Dokumente eingelesen werden.

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