Wie verbessert TransGraph die Dokumentenverwaltung?

  • Zentrale Verwaltung sämtlicher Dokumente innerhalb der Datenbank

  • Jedes Format der Original-Dokumente kann verwendet werden, z.B. Word,- Excel,-  Acrobat Reader,- oder Powerpoint Dateien.

  • Kategorisierung der Dokumente über 4 Bereiche (Unternehmensbereich, Fachbereich, Verwendung, Kostenstelle)

  • Verknüpfung der Dokumente mit bestehenden Datensätzen der Datenbank, z.B.
    • Analysen-Anweisung
    • Erzeugung eines Dokumentenschlüssels
    • Verwaltung der einzelnen Revisionen
    • Optionale Erzeugung eines PDF-Dokuments

  • Verknüpfung mit weiteren externen Dokumente
Mit der Dokumentenverwaltung in TransGraph können Sie Ihre revisionssicheren Dokumente unabhängig von der Erstellungssoftware verwalten und beispielsweise der Produktion zur Verfügung stellen.
Step by Step
In 3 Schritten zur erfolgreichen Einführung
Die Grundlagen:
  • Legen Sie die Stammdaten an. Dazu gehören:
    • Format: zur Darstellung eines individuellen Dokumentenschlüssels
    • Kategorien: zur Verschlagwortung der Dokumente werden Unternehmensbereich, Fachbereich, Verwendung und Kostenstelle benötigt
Anschließend:
  • Erstellen Sie das Dokument mit einer Software Ihrer Wahl, importieren dieses im TransGraph und kategorisieren dieses über die zuvor angelegten Kategorien. Durch den erzeugten Dokumentenschlüssel wird anschließend das PDF automatisch erzeugt.
Zum Schluss:
  • Verknüpfen Sie z.B. artikelbezogen das PDF mit einem Produktionsbereich und stellen den Anwendern dieses PDF digital zur Verfügung.
Externes Word Dokument in die Produktion integrieren
Eingabelayout eines Dokuments

Hier wird ein externes Word Dokument im TransGraph kategorisiert (Produktion / Filtration / Anweisung / 1000) , somit entsteht Revision “1” und automatisch der Dokumentenschlüssel “1-001-001-001-2”. Weiterhin wurde das Dokument mit einem Filtrationsbericht verknüpft.  Zusätzlich können weitere externe Dokumente eingelesen werden.

DMS_Modul_5
Modulinfo PDF
Vielseitig.
Effizient.
Transparent.
Copyright © 2021 VETTE EDV-Beratung & Entwicklung GmbH – alle Rechte vorbehalten.
Linkedin
Xing
Youtube
Zum Kundencenter
Kundenlogin
Linkedin
Xing
Youtube

Wir sind VETTE

Unternehmen

Flexible Softwarelösungen für Ihren Betrieb

Datenmanagement
Beschwerdemanagement