Was ist ein Dokumenten-Management-System (DMS)?
Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine Softwarelösung für die revisionssichere Verwaltung digitaler Dokumente und Informationen in einer zentralen Datenbank. Die Dokumentenablage der Dateien erfolgt in der Regel auf einem Dateiserver oder in einem Netzwerk.
Die mit den Office Produkten erstellten Dokumente werden dem Anwender in TransGraph digital als PDF-Datei angezeigt. Hierbei handelt es sich meist um Anweisungen und Produktbeschreibungen, die Anwendern in Produktionsanlagen sowie der Laborverwaltung artikelbezogen zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus können Sie Ihre Dokumente mit weiteren digitalen Dateien wie Videos, externe Dokumentationen und Excel-Tabellen vervollständigen.
Mit einem Dokumentenmanagement Modul wie in unserer Software für Betriebsdatenerfassung TransGraph reduzieren Sie nicht nur das Papierchaos in Ihrem Unternehmen, die transparente Dokumentenverwaltung führt zudem zu einer besseren und einfacheren Zertifizierung (ISO,IFS, …)
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Inhaltsverzeichnis
Welche Vorteile bietet das Dokumentenmanagement Modul von TransGraph?
- Datensicherheit durch zentrale Verwaltung sämtlicher Dokumente in einer Datenbank
- Kompatibel mit sämtlichen Dateiformaten (PDF, DOCX, MP4 etc.)
- Eindeutige Dokumentenklasse durch Verschlagwortung und Kategorisierung über 4 Bereiche (Unternehmensbereich, Fachbereich, Verwendung und Kostenstelle)
- Verwaltung von revisionssicheren Dokumenten
- Verknüpfung mit externen Dokumenten (PDF, Vidos, URL-Links)
- Sortenspezifische und artikelbezogene Verknüpfung zu den Bereichen Produktion und Laborverwaltung
- Kostenersparnis durch Papierreduktion
- Zugriffsberechtigungen mit Steuerung des Dokumentenzugriffs
Welche Funktionen sollte ein gutes Dokumenten-Management-System (DMS) haben und was sollte damit alles archiviert werden können?
Das Modul Dokumentenmanagement in unserer BDE-Software TransGraph wird zur revisionssicheren Verwaltung der automatisch erstellten Produktions- und Laborberichte inkl. aller Proben genutzt. Wichtig ist, dass der Anwender in den geöffneten Produktionsberichten und Proben mit einem Klick auf die artikelbezogenen Dokumente wie Anweisungen, Ausstattungsbeschreibungen oder sogar Erklärvideos zugreifen kann.
Darüber hinaus sollte die Software zur Erstellung der Dokumente unabhängig vom DMS sein. Im Dokumentenmanagement Modul von TransGraph verwenden viele Anwender die Microsoft Office Produkte zur Dokumentenerstellung.
Kann man in Word oder Excel erstellte Dokumente direkt im DMS ablegen oder müssen diese Dokumente erst gedruckt und dann gescannt werden?
Ja, die Dokumente können direkt im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden, ohne, dass sie vorher ausgedruckt oder eingescannt werden müssen. Auf diese Weise reduzieren Sie Ihre Papier- und Druckkosten auf ein Minimum.
Können bestehende Dokumente im DMS überführt werden?
Ja, bestehende Dokumente können ganz einfach übertragen werden. Es wird eine Kopie der Datei im Dokumenten-Management-System erstellt und mit einem entsprechenden Dokumentenschlüssel geschützt.
Welche Dokumente bzw. Dateien kann das DMS-Modul von TransGraph managen?
Es können sämtliche Dateien verarbeitet und in das DMS-Modul von TransGraph importiert werden. Im Normalfall wird eine Word-Datei erzeugt und in Microsoft Word entsprechend bearbeitet. Anschließend erfolgt die automatische PDF Erzeugung in TransGraph. Zusätzlich zum erzeugten PDF können weitere externe Dateien mit diesem Dokument verknüpft werden.
Kann ich meine Dokumente im DMS von TransGraph mit Volltext durchsuchen?
Ja, die Volltextsuche ist möglich. TransGraph liest den Text aus den automatisch erzeugten PDF Dateien und importierten Dokumenten aus und speichert diese in einer Datenbank. So sparen Sie wertvolle Zeit bei der Suche nach Dokumenten.
Was kostet das Modul Dokumenten-Management-System von TransGraph?
Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Beratung. Wir helfen Ihnen bei der Planung und Durchführung Ihres Digitalisierungsprojektes. Unseren Kunden zufolge amortisiert sich eine Investition in TransGraph innerhalb von zwei Jahren. Die Preise unserer Module erhalten Sie auf Anfrage.
Was muss bei der Einführung des Dokumenten-Management-Systems beachtet werden?
Es muss sichergestellt werden, dass alle Dokumente zugriffssicher auf einem Dateiserver gespeichert werden und nur autorisierte Anwender Zugriff erhalten.
Was muss man im Zusammenhang mit Aufbewahrungspflichten bedenken?
Die Aufbewahrungspflicht für Dokumente dient in erster Linie der Rückverfolgbarkeit eines Produkts. Im Fall einer Beanstandung sind Unternehmer dazu verpflichtet, eine lückenlose Dokumentation zur Ursachenfindung und entsprechender Überprüfung vorweisen zu können.
Innerhalb der VO (EG) Nr. 178/2002 Artikel 18 sind Aspekte bezüglich der Rückverfolgbarkeit festgelegt. Daraus abgeleitet ergibt sich eine generelle Mindestaufbewahrungsfrist für produktbezogene Aufzeichnungen (Lieferscheine, Proben, Produktionsbereichte) von 5 Jahren.
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Welche Schnittstellen bietet das DMS-Modul von TransGraph?
Die Dokumente können intern zu allen erzeugten Stammdaten aus der Qualitätssicherung, Produktionsverwaltung sowie der Instandhaltung & Wartung verknüpft werden. Alle Dokumente in TransGraph sind auf dem Dateiserver gespeichert und können anderen Systemen zur Verfügung gestellt werden.
Mehr Informationen über das TransGraph Dokumentenmanagement Modul finden Sie in unserer Modul-Broschüre
Von der ganzheitlichen Transparenz unserer Prozesse über die flexiblen Auswertungen bis hin zur Dokumentenverwaltung
vereint der TransGraph alle für uns relevanten Prozessbereiche.
Reduzierte Zugriffszeiten und das komfortable Berichtswesen sparen uns kostbare Zeit und sichern unsere Qualität.
Alexander Hohneck
Leiter zentrales Qualitätswesen, FRANKEN BRUNNEN GmbH & Co. KG
Alle TransGraph-Module im Überblick:
Produktion
Mehr Transparenz innerhalb der Produktion
Maschinendaten
Transparente Kontrolle über alle Prozesse
Labor
Die komplette Lösung für Ihr Labor
Dokumente
Die papierlose und revisionssichere Bereitstellung aller Dokumente
Instandhaltung
Dank Smartphone und Tablet immer auf dem Laufenden sein
Prüf- und Messmittel
Nicht nur einfach sondern smart
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