Wie behalten Sie den Überblick über Ihre Prüf- und Messmittel?

Was sind Mess- und Prüfmitteln?

Mess- und Prüfmittel sind unverzichtbar für präzise Messungen und zuverlässige Qualitätssicherung in Ihrem Betrieb. Laut DIN 1319-2 zählen dazu Messgeräte, Messeinrichtungen, normale Hilfsmittel und Referenzmaterialien – also alles, was zur Messtechnik benötigt wird. Geräte zum Zählen (z. B. in der digitalen Messtechnik), zur Kalibrierung, Justierung oder Prüfung sind ebenfalls Messmittel. Selbst begleitende Dokumente oder Software können als Messmittel dienen. Werden Messmittel zur Prüfung eingesetzt, spricht man von Prüfmitteln.

Was bedeutet Prüfmittelüberwachung?

Prüfmittelüberwachung bedeutet, dass Prüfmittel eindeutig erfasst, gekennzeichnet und regelmäßig gewartet sowie kalibriert werden. Die Einhaltung von Prüfintervallen und die lückenlose Dokumentation stellen sicher, dass Messergebnisse zuverlässig sind.

Wird die Prüfmittelüberwachung vernachlässigt, kann der Einsatz fehlerhafter Prüfmittel schwerwiegende Folgen haben: von fehlerhaften Produkten über hohe Nacharbeitskosten bis hin zu Produktrückrufen. Zudem kann die Nichteinhaltung von Normen und Qualitätsvorgaben zu Problemen bei Audits führen.

Eine systematische Verwaltung und regelmäßige Kalibrierung sind daher unerlässlich. Die Kennzeichnung kann hierbei die Vergabe eindeutiger Prüfmittel-IDs umfassen. Auch sollen Prüfmittel eine Vor-Ort-Kennzeichnung besitzen aus denen neben der ID auch der Status (letzte Kalibrierung und nächste Kalibrierung) hervorgeht.

Viele Unternehmen verwalten ihre Prüfmittel noch mit Excel-Listen oder manuell – oftmals ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Digitale Lösungen automatisieren die Prüfmittelüberwachung, sorgen für eine lückenlose Dokumentation und erhöhen die Audit-Sicherheit erheblich.

Prüfmittelverwaltung – externe Forderung oder Eigenbeschäftigung?

Prüfmittelüberwachung ist keine freiwillige Maßnahme, sondern eine zentrale Anforderung in vielen Branchen. Normen wie ISO 9001 verlangen, dass Mess- und Prüfmittel regelmäßig kalibriert und vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt sind. Die ISO 10012 gibt darüber hinaus konkrete Leitlinien für die Prüfmittelüberwachung und Kalibrierprozesse vor.

In besonders regulierten Bereichen wie der Pharmaindustrie oder Medizintechnik greifen zusätzliche Vorgaben – etwa durch die Good Manufacturing Practice (GMP) oder die Food and Drug Administration (FDA). Hier steht nicht nur die Produktqualität im Fokus, sondern auch die Sicherheit von Patienten und Anwendern.

Ein funktionierendes Prüfmittelmanagement ist daher weit mehr als eine interne Kontrollmaßnahme. Es ist essenziell für die Normkonformität, für stabile Prozesse und für die Sicherheit Ihrer Produkte.

Was sind die Vorteile einer digitalen Prüfmittelverwaltung?

Viele Unternehmen verwalten ihre Prüfmittel noch mit Excel-Tabellen oder auf Papier. Das ist zeitaufwendig, fehleranfällig und kaum auditfähig. Mit einer digitalen Prüfmittelmanagement-Software automatisieren Sie Ihre Prüfmittelüberwachung – und profitieren von mehr Sicherheit und Transparenz.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Fristen im Blick: Automatische Erinnerungen an Kalibrierungen und Wartungen.
• Zentrale Datenverwaltung: Alle Prüf- und Messdaten sind digital erfasst und jederzeit abrufbar.
• Auditbereite Dokumentation: Lückenlose Protokolle erleichtern Inspektionen und Zertifizierungen.
• Schnelle Identifikation: Prüfmittel lassen sich per Barcode, RFID oder QR-Code eindeutig zuordnen.
• Rückverfolgbarkeit:Historie, Kalibrierverläufe und Statusinformationen immer im Zugriff.
• Integration möglich: Anbindung an bestehende Systeme wie ERP, MES oder CAQ sorgt für reibungslose Abläufe.
• Zugriffskontrolle: Über ein Nutzerrechte-Management behalten Sie die Kontrolle darüber, wer was bearbeiten darf.

Digitale Prüfmittelverwaltung mit TransGraph: Proben clever verknüpfen

Die passende Prüfmittelsoftware (z.B. TransGraph von VETTE-EDV) ermöglicht eine Verknüpfung von Prüfmitteln und Proben, was einen klaren Überblick über Ihre Prüfmittel gewährleistet.

In den Proben lassen sich nicht nur verschiedene Messparameter erfassen, sondern auch individuelle Berechnungen wie Justier- und Kalibrierfaktoren sowie Abweichungen zu Referenzgeräten hinterlegen. Damit können Sie präzise, grenzwertgeprüfte Vergleiche durchführen – z. B. zwischen Inlinemessung und Referenzgerät. Das erhöht Ihre Messgenauigkeit und stärkt die Prozess- und Produktqualität.

Gerade in sensiblen Bereichen – etwa bei der Sterilisationskontrolle von Autoklaven – ist hygienische Sicherheit entscheidend. Durch die Verknüpfung mikrobiologischer Proben mit den jeweiligen Prüfmitteln schaffen Sie eine effiziente Möglichkeit zur Funktionskontrolle. Auch in anderen Anwendungen, bei denen hygienisch einwandfreie Prüfmittel erforderlich sind, unterstützt Sie TransGraph zuverlässig.

Zudem lassen sich Probendaten aus der Mikrobiologie und/oder der chemisch-technischen Analyse direkt integrieren. So entsteht eine transparente Nachverfolgung der Prüfmittel-Performance, die Ihre Prüfprozesse deutlich effizienter und genauer macht.

Fazit: Prüfmittelverwaltung digitalisieren – Qualität sichern, Aufwand reduzieren

Die Einführung einer digitalen Prüfmittelverwaltungs-Software bringt entscheidende Vorteile für Ihr Qualitätsmanagement. Durch die Automatisierung von Kalibrierterminen, Wartungen und Dokumentationen senken Sie den manuellen Aufwand deutlich. Gleichzeitig erhöhen Sie die Prozesssicherheit und sorgen für eine lückenlose, auditbereite Prüfmittelüberwachung.

Mit TransGraph reduzieren Sie Fehlerquellen, vermeiden unnötige Kosten und erfüllen alle Anforderungen an eine moderne Messmittel- und Prüfmittelverwaltung. Die Möglichkeit, Prüfmittel direkt mit Proben zu verknüpfen – inklusive mikrobiologischer und chemisch-technischer Daten – schafft volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Nutzen Sie diesen Vorsprung für sich: Digitale Prüfmittelverwaltung mit TransGraph bedeutet weniger Aufwand, mehr Kontrolle und maximale Qualitätssicherung.